Die Welt der Hausverwaltung kann oft komplex und anspruchsvoll sein, mit einer ständigen Flut von Aufgaben, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen. Zum Glück kann die Digitalisierung helfen, einige dieser zeitraubenden Aufgaben zu erleichtern. In diesem Blogbeitrag werden sieben der zeitintensivsten Aufgaben der Hausverwaltung identifiziert und hilfreiche, überwiegend digitale Lösungen vorgestellt, die diese Prozesse optimieren können. Erfahren Sie außerdem wie OWNER TIME Ihnen bei der Umsetzung einiger Lösungen helfen kann.
Die Kommunikation mit Mieter: innen und Eigentümer: innen kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn es viele Parteien gibt und die Kommunikation telefonisch abläuft. Mit einer digitalen Kommunikationsplattform können Sie alle Nachrichten an einem Ort zentralisieren, automatisierte Antworten erstellen und sogar wichtige Dokumente teilen. Fehlgeschlagene Kommunikationsversuche bleiben aus und Missverständnisse werden verhindert.
Die Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Zahlreiche Dienstleister wie zum Beispiel Entsorger, Lieferdienste und Handwerker sind an den Prozessen rund um ein Mehrfamilienhaus beteiligt. Besonders die Koordination von Handwerksunternehmen fällt häufig aufwändig und zeitraubend aus. Mit einer digitalen Hausverwaltungssoftware können Sie Wartungsaufträge effizienter verwalten, indem Sie Aufträge zentralisieren, den Status von Arbeiten verfolgen und sogar Lieferanten direkt über die Plattform beauftragen.
Ein oft zeitaufwändiger und kostspieliger Schritt im Vermietungsprozess ist Prüfung der Zahlungsfähigkeit der Bewerber: innen, welche sowohl für Vermieter: innen als auch Bewerber: innen lange Wartezeiten mit sich bringt. Auch das Sammeln von Mieten und die Buchhaltung können viel Zeit in Anspruch nehmen. Digitale Zahlungsplattformen oder digitalisierte Mieterauskünfte können diesen Prozess jedoch erheblich vereinfachen, indem sie automatisierte Zahlungserinnerungen, Online-Zahlungsoptionen und eine einfache Buchhaltung ermöglichen.
Die Verwaltung von Mietverträgen, Wartungsdokumenten und anderen wichtigen Papieren kann schnell unübersichtlich werden. Das Dokument sollte in dem Papierstapel auf dem Schreibtisch zu finden sein, doch das ist leider nicht der Fall. Stattdessen muss die Suche im Regal mit den vielen Ordnern fortgesetzt werden. Es bleibt verschwunden, was zu Hektik, Arbeitszeitverlust, Stress und Ärger führt. Digitale Dokumentenverwaltungssysteme können dabei helfen, Dokumente sicher zu speichern, den Zugriff zu vereinfachen und die Suche nach bestimmten Dokumenten zu erleichtern.
Von der Bewerbung bis zur Schlüsselübergabe kann die Mieterakquise und -abwicklung sehr zeitaufwendig sein. Mietinteressierende haben heutzutage höhere Erwartungen an die Präsentation von zu vermietenden Immobilien, was dazu führt, dass Verwalter: innen immer mehr Zeit und Geld investieren müssen. Auch die Erstellung eines Exposés und schließlich die Unterzeichnung und Ablage eines Mietvertrags werden überwiegend noch manuell bewerkstelligt. Digitale Lösungen können diese Prozesse jedoch vereinfachen, indem sie Online-Bewerbungen, digitale Mietverträge und sogar virtuelle Touren ermöglichen.
Das Verständnis und die Einhaltung von Mietrecht und Vorschriften kann komplex sein. Sich an spezialisierte Anwälte oder Berater zu wenden, um auf dem neusten Stand zu bleiben, kann wieder viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Glücklicherweise stehen digitale Ressourcen zur Verfügung, die dabei helfen können, auf dem Laufenden zu bleiben. Es ist wichtig, sich ständig über aktuelle Gesetze und Vorschriften zu informieren, um mögliche Probleme zu vermeiden und das Vertrauen der Mieter: innen und Eigentümer: innen zu gewinnen.
Das Organisieren und Durchführen von Eigentümerversammlungen kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn die Eigentümer: innen an verschiedenen Orten leben. Hybride und digitale Eigentümerversammlungen können hier eine praktikable Lösung sein. Spezialisierte Software kann Hausverwaltungen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen unterstützen und ermöglichen Eigentümer: innen die gewünschte Flexibilität. OWNER TIME, der digitale Assistent für Eigentümerversammlungen hat sich genau auf diesen Anwendungsfall spezialisiert und ermöglicht es den Eigentümer: innen, an den Versammlungen und den damit einhergehenden Abstimmungen teilzunehmen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Durch die Nutzung spezialisierter Software kann die Teilnahme erhöht und der Informationsfluss verbessert werden. Hybride und digitale Eigentümerversammlungen lassen sich mit wenigen Klicks automatisch auswerten und protokollieren. Dadurch lässt sich der zeitliche Aufwand für die Hausverwaltung maßgeblich reduzieren. OWNER TIME spart Ihnen als Hausverwalter: in also viel Zeit für die Vorbereitung, Durchführung, aber auch Nachbereitung einer Eigentümerversammlung.
Die Digitalisierung hat das Potenzial, die Art und Weise, wie Immobilienverwaltung betrieben wird, grundlegend zu verändern. Die oben genannten Punkte sind nur einige Beispiele dafür, wie digitale Werkzeuge und Lösungen dazu beitragen können, zeitraubende Aufgaben zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Sie ermöglichen es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: einen hervorragenden Service für Mieter: innen und Eigentümer: innen zu bieten.
Aber die Implementierung von digitalen Lösungen ist nicht nur eine Frage der Effizienz. Sie verbessert auch die Transparenz und Zugänglichkeit, was zu zufriedeneren Mieter: innen und Eigentümer:innen führt. Und in einer zunehmend digitalisierten Welt erwarten diese Parteien auch, dass Hausverwaltungen technologisch fortschrittlich sind. Mit OWNER TIME können Sie diesen Erwartungen gerecht werden.
